Belangrijk verschil - Grootboek versus proefbalans
Het opstellen van het grootboek en de proefbalans zijn twee hoofdacties in de boekhoudcyclus die nodig zijn voor het opstellen van financiële overzichten aan het einde van het jaar. Het belangrijkste verschil tussen grootboek en proefbalans is dat grootboek een reeks rekeningen is die gedetailleerde uitgevoerde transacties bevat, terwijl proefbalans een verklaring is die de eindsaldi van het grootboek vastlegt.
Wat is een grootboek
Het grootboek is de belangrijkste reeks rekeningen waar alle transacties die binnen het boekjaar zijn uitgevoerd, worden geregistreerd. De informatie in het grootboek is afgeleid van het memoriaal, een eerste boek voor het invoeren van transacties. Grootboek bevat alle debet- en creditboekingen van transacties en is gescheiden met activaklassen. (Activa, passiva, eigen vermogen, baten en lasten)
Bijvoorbeeld Individuele activarekeningen zoals contanten, debiteuren, vooruitbetalingen, enz. worden geregistreerd onder de classificatie van activa.
Voor grootschalige bedrijven waar veel transacties worden uitgevoerd, is het vanwege het hoge volume misschien niet handig om alle transacties in het grootboek in te voeren. In dat geval worden individuele transacties geregistreerd in ‘dochterondernemingen’ en worden de totalen overgemaakt naar een rekening in het grootboek. Dit account wordt het 'controleaccount' genoemd en de accounttypen die over het algemeen een hoog activiteitsniveau hebben, worden hier geregistreerd.
Figuur_1: Voorbeeld van grootboeksaldo
Wat is proefbalans?
De proefbalans is een samengevat werkblad met alle grootboeksaldi op een bepaald tijdstip (meestal het einde van het boekjaar) met de bedoeling om de wiskundige nauwkeurigheid van de grootboeksaldi te controleren. Alle debetsaldi worden in één kolom geregistreerd en alle creditsaldi in een andere.
Proefbalans biedt in één oogopslag alle eindsaldi in één document en is daarom gemakkelijk te gebruiken als referentietool. Het helpt ook bij het onthullen van een aantal mogelijke fouten in het geval van optreden en helpt bij het identificeren van het type journaalboekingen dat moet worden geboekt om de geïdentificeerde fouten te corrigeren.
Belangrijkste doeleinden en toepassingen van een proefbalans
Te gebruiken als beslissingsinstrument om de wiskundige nauwkeurigheid van de grootboeksaldi te verzekeren
Als alle transacties voor een boekhoudperiode nauwkeurig zijn geregistreerd, moet de som van de debetsaldi van de proefbalans gelijk zijn aan de som van de creditsaldi.
Om fouten bij het vastleggen van financiële informatie op te sporen en te corrigeren
Bepaalde soorten fouten in het grootboek kunnen worden geïdentificeerd via de proefbalans. Ze zijn,
- Fouten van gedeeltelijke weglating (Alleen de debet- of creditboeking wordt geboekt in rekeningen)
- Fouten bij overboeking (Het eindsaldo is onjuist overgedragen)
- Fouten bij het casten (het totaal van een account wordt min of meer geregistreerd)
In het geval van een fout wordt het bedrag dat het verschil veroorzaakt op de 'tussenrekening' gezet totdat ze zijn gecorrigeerd. Is de debetzijde van het proefsaldo groter dan de creditzijde, dan wordt het verschil bijgeschreven op de tussenrekening en is het creditsaldo groter dan het debetsaldo, dan wordt het verschil bijgeschreven op de tussenrekening. Zodra de fouten zijn geïdentificeerd, verholpen en het proefsaldo is opgeteld, wordt de tussenrekening gesloten omdat het saldo niet meer bestaat.
De volgende vermeldingen veroorzaken echter geen afwijking in de proefbalans.
- Principefouten (De boekingen zijn geboekt op het verkeerde type account)
- Fouten van volledige weglating (De vermeldingen zijn volledig weggelaten uit de accounts)
- Fouten van commissie (Een boeking is geplaatst in het juiste type account, maar het verkeerde account)
- Fouten bij originele invoer (Onjuist bedrag is geboekt op de juiste rekeningen)
- Fouten van compensatie (Onjuiste invoer in twee of meer accounts heffen elkaar op)
- Fouten bij volledige terugboeking (het juiste bedrag is geboekt op de juiste rekeningen, maar de af- en bijschrijvingen zijn teruggeboekt)
Wat is het verschil tussen grootboek en proefbalans?
Grootboek en proefbalans |
|
| Grootboek is een reeks rekeningen die alle transacties registreren. | Proefbalans is een samengevat overzicht dat de grootboeksaldi weergeeft. |
| Doel | |
| Het doel is om de laatste boekingen van transacties vast te leggen. | Het doel is om de wiskundige nauwkeurigheid van grootboeksaldi te controleren. |
| Accountclassificatie | |
| Dit wordt gedaan volgens de klasse van accounts | Er is geen classificatie van accounts. |
| Tijdsperiode | |
| Hiermee worden transacties tijdens het boekjaar geregistreerd. | Dit wordt opgesteld op de laatste dag van het boekjaar. |
Samenvatting – Grootboek versus proefbalans
Hoewel het boekhoudproces vroeger erg tijdrovend en kostbaar was, kan het nu met minder tijd en moeite worden uitgevoerd met behulp van geautomatiseerde boekhoudsoftware. Het is belangrijk om het verschil tussen grootboek en proefbalans nauwkeurig te begrijpen, aangezien beide belangrijke stappen vertegenwoordigen bij het opstellen van financiële overzichten aan het einde van het jaar. Als er verschillen zijn tussen de debet- en creditsaldi, moeten deze worden onderzocht en moeten corrigerende boekingen worden geboekt voordat wordt overgegaan tot het opstellen van financiële overzichten.
