Belangrijk verschil - Grootboek versus subgrootboek
Het vastleggen van financiële informatie is een langdurig en tijdrovend proces, en het eindresultaat is het opstellen van jaarrekeningen aan het einde van het jaar. Een bedrijf voert binnen een boekjaar veel transacties uit en deze moeten volgens de overeenkomstige boekhoudnormen op verschillende rekeningen worden geregistreerd. Grootboek en subgrootboek zijn dergelijke rekeningen die zakelijke transacties registreren. Het belangrijkste verschil tussen grootboek en grootboek is dat terwijl het grootboek de reeks hoofdrekeningen is waar transacties worden geregistreerd, het grootboek een intermediaire reeks rekeningen is die aan het grootboek is gekoppeld. De relatie tussen deze twee is dat er meerdere subgrootboeken aan het grootboek zijn gekoppeld.
Wat is een grootboek?
Dit is de belangrijkste reeks rekeningen waarop alle transacties die binnen het boekjaar zijn uitgevoerd, worden geregistreerd. De informatie voor het grootboek is afgeleid van het grootboek dat een eerste boek is voor het invoeren van transacties. Grootboek bevat alle debet- en creditboekingen van transacties en is gescheiden met klassen van rekeningen. Er zijn vijf hoofdtypen klassen of accounts als volgt.
Activa
Lange en korte termijn middelen die economische voordelen opleveren
Bijvoorbeeld Vastgoed, geldmiddelen en kasequivalenten, debiteuren
Verplichtingen
Financiële verplichtingen op lange en korte termijn die moeten worden afgewikkeld
Bijvoorbeeld Terugbetaling van lening, te betalen rente, te betalen rekeningen
Aandelen
Effecten die het belang van de eigenaar in het bedrijf vertegenwoordigen
Bijvoorbeeld Aandelenkapitaal, uitgiftepremie, ingehouden winst
Inkomen
Tegoeden ontvangen als gevolg van het uitvoeren van zakelijke transacties
Bijvoorbeeld Inkomsten, beleggingsinkomsten
Uitgaven
Economische kosten die een bedrijf maakt om inkomsten te genereren
Bijvoorbeeld Verkoopkosten, marketingkosten, administratiekosten
Figuur 1: Grootboekboekhouding omvat transacties die op verschillende rekeningen zijn geregistreerd
Wat is een subgrootboek?
Ook wel 'dochteronderneming grootboek' genoemd, dit is een gedetailleerde subset van rekeningen die transactie-informatie bevat. Voor grootschalige bedrijven waar veel transacties worden uitgevoerd, is het vanwege het hoge volume misschien niet handig om alle transacties in het grootboek in te voeren. In dat geval worden individuele transacties geregistreerd in ‘dochterondernemingen’ en worden de totalen overgemaakt naar een rekening in het grootboek. Dit account wordt het 'Controleaccount' genoemd, en accounttypen die over het algemeen een hoog activiteitsniveau hebben, worden hier geregistreerd. Dochterondernemingen kunnen aankopen, schulden, vorderingen, productiekosten, salarisadministratie en elk ander rekeningtype omvatten.
Bijvoorbeeld ABC is een bedrijf dat ongeveer 75% van zijn omzet op krediet doet; als gevolg daarvan heeft het veel debiteuren. Door het hoge volume is het niet praktisch om alle individuele debiteurentransacties in het grootboek vast te leggen; ABC zal individuele rekeningen aanmaken voor elke vordering in het subgrootboek om transacties vast te leggen en de saldi van alle rekeningen over te dragen naar één enkele rekening die samen de totale vorderingen vertegenwoordigt.
Deze structuur stelt het bedrijf in staat om boekhoudinformatie bij te houden op een samenvattingsniveau (in het grootboek) en op een gedetailleerd niveau (in subgrootboeken). Informatie op beide niveaus is belangrijk bij het nemen van verschillende beslissingen; daarom moeten de gegevens nauwkeurig en volledig zijn.
Wat is het verschil tussen General Ledger en Sub Ledger?
Grootboek versus subgrootboek |
|
| Grootboek is de set hoofdrekeningen waar transacties worden vastgelegd. | Subgrootboek is een intermediaire set rekeningen die is gekoppeld aan het grootboek. |
| Natuur van het grootboek | |
| Een enkel grootboek wordt bijgehouden door een bedrijf. | Veel subgrootboeken zijn gekoppeld aan het grootboek. |
| Volume van transacties | |
| Grootboek bevat een beperkt aantal transacties omdat het een samengevat formaat is. | Het subgrootboek bevat een grote hoeveelheid gegevens vanwege het gedetailleerde rapportagekarakter. |
Samenvatting – Grootboek versus subgrootboek
Hoewel het eerder handmatig is voltooid, gebruiken veel bedrijven geautomatiseerde boekhoudpakketten die momenteel minimale menselijke tussenkomst vereisen om financiële rekeningen op te stellen. Dit is tijdbesparend en verkleint de kans op menselijke fouten. De manier om transacties in beide grootboeken te registreren is vergelijkbaar, het enige verschil tussen grootboek en subgrootboek is dat rekeningen met bulktransacties in subgrootboeken worden geregistreerd voordat hun totalen naar het grootboek worden overgebracht.
