Balans versus proefbalans
Bedrijven stellen hun financiële overzichten op aan het einde van de boekhoudperiode om een duidelijk inzicht te krijgen in de manier waarop middelen zijn gebruikt om de winstgevendheid te verbeteren, en de manier waarop de activa, passiva, kapitaal, inkomsten en uitgaven van het bedrijf zijn beheerd. Om dit te doen, stelt het bedrijf een aantal financiële overzichten op die een balans en een proefbalans bevatten. De balans en de proefbalans worden beide opgesteld door bedrijven in overeenstemming met de vereisten die zijn uiteengezet in de boekhoudnormen en -regelgeving, ook al verschillen ze in termen van wat in elke verklaring is vastgelegd en het doel waarvoor ze zijn opgesteld. Deze verschillen worden duidelijk uitgelegd in onderstaand artikel.
Balans
De balans van een bedrijf bevat essentiële informatie over de vaste en vlottende activa van het bedrijf (zoals apparatuur, contanten en debiteuren), schulden op korte en lange termijn (crediteuren en bankleningen) en kapitaal (aandeelhouders eigen vermogen). Een belangrijk punt om op te merken in de balans is dat de totale activa gelijk moeten zijn aan het totaal van de passiva en het kapitaal, en dat het kapitaal het verschil tussen de activa en passiva moet vertegenwoordigen. De balans wordt opgesteld op een specifieke datum, vandaar de woorden 'zoals op' bovenaan de fiche. Als ik bijvoorbeeld een balans opmaak voor 30 oktober 2011, zou ik 'per 30 oktober 2011' in de kop van het overzicht schrijven, om aan te tonen dat de informatie op de balans een momentopname is van de financiële situatie van het bedrijf op die datum.
Proefbalans
De proefbalans is een overzicht van alle rekeningen die zijn opgesteld in het grootboek, samen met de saldi van die rekeningen aan het einde van de financiële periode. Het doel van het opstellen van een proefbalans is om zowel de debetsaldi als de creditsaldi op de rekening vast te leggen en te controleren of de saldi aan zowel de debet- als creditzijde gelijk zijn. Als de saldi gelijk zijn, betekent dit dat de boekingen correct zijn vastgelegd, zo niet, dan mogen de accountants de boekingen opnieuw controleren om er zeker van te zijn dat er geen fouten zijn gemaakt. Een proefbalans, die een debetsaldo heeft dat gelijk is aan een creditsaldo, houdt in dat de boekhoudkundige vergelijking van Activa=Passiva + Kapitaal wordt geverifieerd in de boekhoudgegevens.
Wat is het verschil tussen balans en proefbalans?
Testbalansen en balansen worden opgesteld door bedrijfsaccountants, om de geregistreerde boekhoudgegevens te verifiëren en om een duidelijk beeld te krijgen van de financiële gezondheid van het bedrijf. De twee hebben echter duidelijke verschillen. De proefbalans is een intern document dat alleen door de interne boekhouders wordt gebruikt om te controleren of de geregistreerde boekhoudgegevens juist zijn. De balans daarentegen is een extern document en is zo opgesteld dat het kan worden gebruikt door de investeerders, leveranciers, klanten, werknemers en het grote publiek om inzicht te krijgen in de financiële positie van het bedrijf aan het einde van de boekhouding periode. De proefbalans bevat saldi van alle rekeningen van het bedrijf, terwijl de balans alleen informatie bevat van de activa, passiva en kapitaalrekeningen. Bovendien wordt de proefbalans opgesteld aan het begin van het opstellen van de jaarrekening en wordt de balans aan het einde opgesteld.
In een notendop:
Proefbalans versus balans
• Proefbalans omvat saldi van alle rekeningen die zijn opgesteld in het grootboek, en de balans bevat alleen de relevante gegevens van de activa-, passiva- en kapitaalrekeningen.
• Proefbalans is een intern document dat door het boekhoudpersoneel wordt gebruikt om te controleren of de boekingen correct zijn ingevoerd. De balans is een extern document dat beschikbaar is voor belanghebbenden van het bedrijf en het grote publiek om inzicht te krijgen in de financiële prestaties van het bedrijf.
• De proefbalans wordt eerst opgesteld, terwijl de balans als laatste wordt opgesteld nadat de winst- en verliesrekening is opgemaakt.
