Belangrijk verschil - Incrementele versus op nul gebaseerde budgettering
Budgettering is een belangrijke oefening die door organisaties wordt uitgevoerd om de planning voor de toekomst te helpen. Budgettering biedt een basis om resultaten mee te vergelijken, prestaties te evalueren en corrigerende maatregelen voor de toekomst te nemen. Incrementele en op nul gebaseerde budgettering zijn twee veelgebruikte methoden voor het opstellen van een begroting. Het belangrijkste verschil tussen incrementele en op nul gebaseerde budgettering is dat terwijl incrementele budgettering een vergoeding toevoegt voor wijzigingen in inkomsten en kosten voor het komende jaar door het budget van het lopende jaar/de werkelijke prestaties te nemen, op nul gebaseerde budgettering de begroting voor het volgende jaar voorbereidt vanaf scratch door alle resultaten te schatten zonder rekening te houden met de huidige prestaties.
Wat is incrementele budgettering?
Een incrementeel budget is een budget dat is opgesteld op basis van het budget van de vorige periode of de werkelijke prestaties als basis met incrementele bedragen die zijn toegevoegd voor het nieuwe budget. De toewijzing van middelen is gebaseerd op toewijzingen uit het voorgaande boekjaar. Hierbij gaat het management ervan uit dat de hoogte van de opbrengsten en kosten die in het lopende jaar zijn gemaakt, ook in het volgende jaar tot uiting zullen komen. Dienovereenkomstig wordt aangenomen dat de opbrengsten en kosten die in het lopende jaar zijn gemaakt, het uitgangspunt zullen zijn voor schattingen voor het volgende jaar.
Op basis van de resultaten van het lopende jaar wordt aan de begroting van het volgende jaar een toeslag toegevoegd die rekening houdt met mogelijke veranderingen in verkoopprijzen, bijbehorende kosten en effecten van inflatie (algemene stijging van het prijspeil). Dit is een veel minder tijdrovend en handig proces in vergelijking met op nul gebaseerde budgettering. Incrementele budgettering wordt echter bekritiseerd vanwege een aantal beperkingen, zoals hieronder beschreven. Het belangrijkste nadeel van dit type budgettering is dat het de inefficiënties van het lopende jaar doorschuift naar het volgende jaar. Verder,
Aangezien deze methode uitgaat van een kleine wijziging in de budgettaire toewijzingen ten opzichte van de voorgaande periode, wordt aangenomen dat de werkwijze hetzelfde zal blijven. Dit kan leiden tot een gebrek aan innovatie en geen prikkel voor managers om de kosten te verlagen
Incrementele budgettering kan leiden tot hogere uitgaven, zodat het budget volgend jaar behouden blijft
Incrementele budgettering kan ertoe leiden dat het management leidt tot 'budgettaire speling', waarbij managers de neiging hebben om een lagere omzetgroei en hogere kostengroei op te bouwen om positieve verschillen te verkrijgen
Wat is op nul gebaseerde budgettering?
Zero-based budgeting is een systeem van budgetteren waarin alle inkomsten en kosten voor elk nieuw boekjaar moeten worden verantwoord. Zero-based budgeting vertrekt vanuit een ‘zero base’ waarbij elke functie binnen een organisatie wordt geanalyseerd op zijn respectievelijke inkomsten en kosten. Deze budgetten kunnen hoger of lager zijn dan de begroting van het voorgaande jaar. Zero-based budgeting is ideaal voor kleinschalige bedrijven vanwege de gedetailleerde aandacht om kosten te besparen en om schaarse middelen effectief te investeren.
Op nul gebaseerde budgettering is de laatste tijd ook veel populairder geworden vanwege de snelle veranderingen in de zakelijke omgeving en markten. Incrementele budgettering gaat ervan uit dat de toekomst een voortzetting is van het verleden; het is echter de vraag of dit redelijk nauwkeurig is. De prognoses en resultaten van het heersende jaar kunnen het komende jaar drastisch veranderen. Daarom heeft op nul gebaseerde budgettering de voorkeur van veel managers om effectieve budgetten op te stellen.
Deze aanpak vereist dat managers uitleg geven en alle inkomsten en kosten voor het komende jaar verantwoorden; het is dus een zeer economisch gerichte methode. Verspilling kan worden geëlimineerd door activiteiten die geen waarde toevoegen te identificeren en stop te zetten. Aangezien er elk jaar een nieuwe begroting wordt opgesteld, reageert deze zeer goed op de veranderingen in de bedrijfsomgeving.
Ondanks de voordelen zijn op nul gebaseerde budgetten moeilijk op te stellen en extreem tijdrovend, waarbij senior managers van alle afdelingen uitleg moeten geven die alle verwachte resultaten rechtvaardigt. Op nul gebaseerde budgetten worden ook bekritiseerd omdat ze te veel gericht zijn op kortetermijndenken, waardoor managers in de verleiding komen om kosten te besparen die in de toekomst een negatief effect kunnen hebben.
Figuur 01: Iran Begrotingsproces – Begrotingen worden opgesteld door zowel bedrijven als overheden
Wat is het verschil tussen incrementele en op nul gebaseerde budgettering?
Incrementele versus op nul gebaseerde budgettering |
|
| Incrementele budgettering voegt een vergoeding toe voor wijzigingen in inkomsten en kosten voor het komende jaar door het budget/de werkelijke prestaties van het lopende jaar te nemen. | Op nul gebaseerde budgettering houdt rekening met inkomsten en kosten vanaf het begin door alle resultaten te schatten zonder rekening te houden met de huidige prestaties. |
| Responsiviteit | |
| Incrementele budgettering reageert minder op veranderingen in de markt. | Zero-based budgeting is beter toegerust om veranderingen in de markt op te nemen. |
| Tijd en kosten | |
| Incrementele budgettering is minder tijdrovend en kosteneffectief. | Op nul gebaseerde budgettering is erg tijdrovend en kostbaar vanwege de noodzaak om een gedetailleerde aanpak te hanteren. |
Samenvatting – Incrementele versus op nul gebaseerde budgettering
Het verschil tussen incrementele budgettering en op nul gebaseerde budgettering hangt af van het feit of het management het vorige budget liever gebruikt als basis voor het nieuwe budget of het onafhankelijk van eerdere resultaten voorbereidt. Beide systemen hebben hun respectievelijke voor- en nadelen. Ongeacht het gebruik van een incrementele of op nul gebaseerde benadering, als inkomsten en kosten effectief gerechtvaardigd zijn, kunnen budgetten worden gebruikt om veelbelovende resultaten te behalen. Welk type budgetteringssysteem moet worden gebruikt, is aan het oordeel van het management, aangezien budgetrapporten interne documenten zijn die niet worden beheerd en gereguleerd door boekhoudkundige instanties.
