Kort rapport versus lang rapport
Het schrijven van een rapport in het bedrijfsleven is een noodzaak en er zijn momenten waarop je als bedrijfsmanager een gedetailleerd rapport moet schrijven en ook momenten waarop je beknopte informatie op een samengevatte manier moet doorgeven. Deze staan bekend als korte rapporten en lange rapporten en hoewel ze vergelijkbare informatie kunnen bevatten, zijn er verschillen in formaat, stijl, diepgang en natuurlijk de lengte. Laten we de twee soorten rapporten eens nader bekijken.
Het doel van elk rapport, lang of kort, is om duidelijk te zijn, zodat de informatie die bedoeld is om te worden doorgegeven, gemakkelijk te begrijpen is. Het schrijven van een rapport is een vaardigheid die een must is voor alle professionele managers. Het moet duidelijk zijn dat een rapport feiten en cijfers presenteert en niet om een argument aan te zwengelen, zoals in een essay het geval is. Elke lezer heeft geen eeuwigheid om een rapport rustig te lezen en daarom moet elk rapport, of het nu lang of kort is, korte en beknopte paragrafen gebruiken met kopjes en tussenkopjes en belangrijke punten onderstreept om het belang ervan te benadrukken.
Een kort rapport wordt ook wel informeel rapport genoemd, terwijl een lang rapport soms formeel rapport wordt genoemd. Een kort verslag is vaak niet meer dan een enkele pagina met de feiten en cijfers op de meest beknopte manier. Een kort verslag is als een notitie en heeft geen omslag nodig. Deze stijl van rapporteren is vaak ongedwongen en ontspannen. De schrijfstijl omvat het gebruik van de eerste persoon zoals ik en wij in schril contrast met lange rapporten waar volledige namen van mensen worden gebruikt.
Een lang rapport heeft altijd een titel, inleiding, hoofdtekst en dan conclusie. Het is altijd meer dan één pagina lang. Soms bevat het een begeleidende brief waarin alle details worden vermeld die in het lange rapport zijn opgenomen. Aan het einde van het lange rapport is er een bibliografie en een bijlage. Het is gebruikelijk om een lang rapport met harde kaft te laten drukken en in te binden. De toon in een lang rapport is ingetogen en somber in tegenstelling tot een korte brief.
