Belangrijk verschil - Secretaresse versus receptioniste
Secretaris en receptioniste zijn twee belangrijke functies in elke organisatie waartussen enkele verschillen kunnen worden benadrukt. Deze twee functies hebben verschillende rollen, functies en plichten om uit te voeren, in tegenstelling tot de populaire misvatting dat dit één en dezelfde banen zijn. Waar een secretaresse meer een persoonlijke assistent of administratief medewerker is, is een receptioniste de eerste persoon die men tegenkomt wanneer hij een organisatie binnenstapt. Laten we eens kijken wat het verschil is tussen de functies van een secretaresse en een receptioniste.
Wie is een secretaris?
Volgens de Oxford English Dictionary is een secretaris een administratief ambtenaar in een organisatie die wordt gebruikt om brieven te typen, gegevens bij te houden, enz. De functies van een secretaris variëren afhankelijk van de grootte van een organisatie. Terwijl ze in een klein bedrijf misschien de dubbele functie van receptioniste en secretaresse moet vervullen, is zij in grote organisaties de persoon die de agenda van haar baas organiseert, alle e-mails ontvangt en beantwoordt, benodigdheden bestelt, plant afspraken met haar baas, typt belangrijke brieven enzovoort.
Een secretaresse moet een middelbare school- of gelijkwaardig diploma hebben en moet snel kunnen typen. Veel bedrijven geven er de voorkeur aan om personen in dienst te nemen met een aanvullend certificaat van vaardigheden op secretaresseniveau. Laten we nu verder gaan met het begrijpen van de rollen van een receptioniste om een duidelijk idee te krijgen van het verschil tussen de twee.
Wie is een receptioniste?
Een receptioniste is normaal gesproken nodig om mensen bij de receptie te begroeten en hen door te verwijzen naar verschillende afdelingen, afhankelijk van hun vereisten. Zij is ook de persoon die de inkomende oproepen moet behandelen en de vragen moet beantwoorden en ook moet luisteren naar klachten. Mensen die een belangrijke persoon in de organisatie willen ontmoeten, moeten deze persoon ontmoeten om de datum en tijd van de vergadering te krijgen.
Als je een bedrijf belt, is de stem die je normaal gesproken hoort die van de receptioniste. Een receptioniste moet alle bezoekers verzorgen en moet een aangename persoonlijkheid, een helpende houding en een lieve stem hebben om indruk op hen te maken. Ze moet telefoonetiquette hebben, zodat ze alle zakelijke vragen met de grootst mogelijke efficiëntie afhandelt en informele vragen verandert in echte klanten.
Het is dan ook duidelijk dat er grote verschillen zijn in de rollen, verantwoordelijkheden en functies van een secretaresse en een receptioniste.
Wat is het verschil tussen secretaresse en receptioniste?
Definities van secretaresse en receptioniste:
Secretaris: Een administratief ambtenaar in een organisatie die in dienst is om brieven te typen, dossiers bij te houden, enz.
Receptionist: een persoon die bezoekers van een kantoor begroet en behandelt.
Kenmerken van secretaris en receptioniste:
Taken:
Secretaresse: een secretaresse organiseert de agenda van haar baas, ontvangt en beantwoordt alle mails, bestelt benodigdheden, plant afspraken met haar baas, typt belangrijke brieven, enz.
Receptioniste: een receptioniste begroet mensen bij de receptie en leidt ze naar verschillende afdelingen, afhankelijk van hun behoeften. Ze moet ook de inkomende oproepen behandelen en de vragen beantwoorden en ook naar klachten luisteren.
Vereisten:
Secretaresse: Een certificaat van secretariële vaardigheden is noodzakelijk.
Receptionist: een specifieke vaardigheid is niet vereist; het individu moet echter een aangename persoonlijkheid, een helpende houding en een lieve stem hebben. Ze moet ook efficiënt zijn in haar werk.
