Belangrijk verschil - Contract versus inkooporder
Zowel contract als inkooporder zijn twee manieren om een vorm van overeenkomst aan te gaan. Overeenkomsten worden vaak aangetroffen in zakelijke en persoonlijke transacties en bieden geldigheid en duidelijke voorwaarden waaronder een specifieke taak moet worden voltooid. Een inkooporder is een soort contract. Het belangrijkste verschil tussen contract en inkooporder is dat een contract een juridisch bindende overeenkomst is tussen twee of meer partijen die een verplichting creëert om een bepaalde taak uit te voeren (of niet te doen), terwijl een inkooporder (PO) een officieel aanbod is van een koper aan een verkoper, die de toestemming uitdrukt om een hoeveelheid goederen te kopen voor een overeengekomen prijs.
Wat is een contract?
Een contract is een juridisch bindende overeenkomst tussen twee of meer partijen die een verplichting creëert om een bepaalde taak te doen (of niet te doen). Contracten kunnen zakelijk of persoonlijk tot stand komen; het wordt echter gedetailleerd beschreven in de wet. Volgens de wet moeten de volgende elementen aanwezig zijn in een overeenkomst om deze als een contract te categoriseren.
- Aanbod en aanvaarding
- Een intentie tussen de partijen om bindende relaties aan te gaan
- Te betalen voor de gemaakte belofte
- Toestemming van de partijen
- Bevoegdheid van de partijen om op te treden
- Legaliteit van de overeenkomst
Een contract kan mondeling (uitdrukkelijk contract) of schriftelijk (schriftelijk contract) worden aangegaan.
Express Contract
Een uitdrukkelijk contract komt mondeling tot stand zonder schriftelijke overeenkomst.
Bijvoorbeeld Persoon A en Persoon B gaan een contract aan waarbij Persoon A een auto aan Persoon X moet verkopen voor $605.200. De totstandkoming van het contract gebeurde via een telefoongesprek.
Schriftelijk contract
Schriftelijk contract is een overeenkomst waarbij de voorwaarden van het contract in schriftelijke of gedrukte versie zijn gedocumenteerd. Deze worden als geloofwaardiger beschouwd dan uitdrukkelijke contracten vanwege het duidelijke bewijs.
Bijvoorbeeld Persoon X en Persoon Y zijn respectievelijk werkgever en werknemer. Ze gaan schriftelijk een contract aan waarbij Persoon X Persoon Y inhuurt om een specifieke taak binnen een afgesproken tijdsperiode te voltooien.
In het bedrijfsleven zijn er verschillende soorten contracten die op maat kunnen worden gemaakt, afhankelijk van de vereisten van het bedrijf. Een paar worden hieronder beschreven.
- Bill of Sale – Een document dat wordt gebruikt op het moment dat goederen van de ene partij naar de andere worden overgedragen
- Aankooporder (hieronder beschreven)
- Veiligheidsovereenkomst – Overeenkomst tussen een geldschieter en een lener van een lening
- Arbeidsovereenkomst – Overeenkomst tussen werkgever en werknemer waarin de arbeidsvoorwaarden zijn vastgelegd
- Distributeurovereenkomst – schetst de relatie met een distributeur
- Vertrouwelijkheidsovereenkomst – Overeenkomst om de vertrouwelijkheid van bepaalde informatie aan derden te beschermen
Figuur 01: Een contract is een juridisch bindende overeenkomst tussen twee of meer partijen.
Wat is een inkooporder?
Een inkooporder (PO) is een officieel aanbod van een koper aan een verkoper, waarin de toestemming wordt uitgedrukt om een hoeveelheid goederen te kopen voor een overeengekomen prijs. Een inkooporder wordt aangeklaagd op basis van een PO-nummer. Op basis van de inkooporder levert of verzendt de leverancier de gekochte artikelen voorafgaand aan de betaling, waarbij de inkooporder als rechtsbescherming zal dienen (een contract). Bedrijven gebruiken inkooporders om de inkoop van producten en diensten van externe leveranciers te controleren.
Het belangrijkste voordeel van een inkooporder is dat het de klant in staat stelt om te controleren of er een discrepantie is tussen wat is besteld en wat is ontvangen. Het verkleint ook de kans op fraude, aangezien alle relevante informatie zoals factuuradres, verzenddatum, hoeveelheden en prijs van een bestelling wordt vastgelegd in de inkooporder. Vanuit het oogpunt van een leverancier maakt het het gemakkelijk om bij te houden wanneer betalingen voor specifieke bestellingen zijn gedaan. In die zin dient de inkooporder als een voordelig document voor zowel de klant als de leverancier. Met technologische vooruitgang geven een aantal bedrijven elektronische inkooporders uit om de transactie uit te voeren en worden ze 'E-Procurement' of 'E-Purchase Requisition' genoemd.
Figuur 02: Formaat van een inkooporder
Wat is het verschil tussen contract en inkooporder?
Contract versus inkooporder |
|
| Een contract is een juridisch bindende overeenkomst tussen twee of meer partijen die een verplichting creëert om een bepaalde taak te doen (of niet te doen). | Purchase order (PO) is een officieel aanbod van een koper aan een verkoper, waarin de toestemming wordt uitgedrukt om een hoeveelheid goederen te kopen voor een overeengekomen prijs. |
| Gebruik | |
| Contracten kunnen in zakelijke of persoonlijke zin worden gesloten. | Aankooporders kunnen alleen in zakelijke zin worden gevormd wanneer een overdracht van fysieke goederen is bedoeld. |
| Formulier | |
| Een contract kan een mondelinge of schriftelijke overeenkomst zijn. | Een inkooporder is een schriftelijke overeenkomst. |
Samenvatting – Contract versus inkooporder
Het verschil tussen contract en inkooporder hangt voornamelijk af van het gebruik en de vorm waarin ze beschikbaar zijn. Een contract vertegenwoordigt een breder bereik, terwijl een inkooporder een type contract is. Een contract biedt rechtsbescherming voor de betrokken partijen, aangezien het een populaire manier is om een overeenkomst aan te gaan, aangezien er een boete moet worden betaald als een contract wordt geschonden. Alle noodzakelijke informatie die relevant is voor het contract moet worden gespecificeerd om de doeltreffendheid ervan te verbeteren.
