Dubbele invoer versus enkele invoer
Een boekhoudsysteem kan worden gedefinieerd als een georganiseerde reeks handleidingen, boekhoudmethoden, procedures en controles die zijn vastgesteld om te verzamelen, vast te leggen, te classificeren, samen te vatten, te interpreteren, tijdig en nauwkeurig te presenteren voor besluitvorming. Boekhouden is een proces waarbij de financiële administratie van een bedrijf goed georganiseerd en up-to-date wordt gehouden. Er zijn twee systemen voor het boeken of registreren van transacties, het ene is een systeem met dubbele invoer en het andere is een systeem met één invoer. Vanwege enkele ernstige nadelen van de enkele invoermethode en de superieure kenmerken van het dubbele invoersysteem, was de enkele invoermethode opgegeven en wordt het dubbele invoersysteem over de hele wereld op grote schaal gebruikt. Bovendien promootten algemeen aanvaarde boekhoudkundige instanties en gerenommeerde boekhoudprofessionals een systeem met dubbele invoer in plaats van een systeem met enkele invoer.
Eenmalige invoer
Single entry-systeem registreert slechts één boeking, ofwel debet- of creditboeking, voor een bepaalde transactie. Als er bijvoorbeeld contant aan iemand wordt betaald, wordt ofwel contant geld bijgeschreven, ofwel wordt er van de rekening van de debiteur afgeschreven. Single entry-systeem lijkt meer op een chequeboekregister. Het houdt geen activa- en passivarekeningen bij, dus dit systeem kan het mogelijk maken om het netto-inkomen tot op zekere hoogte te berekenen, maar niet om de huidige financiële positie van de entiteit te bekijken. Dit systeem kan geschikt zijn voor kleine bedrijven, zoals eenmanszaken, waar de wettelijke vereisten en de kans op fraude niet of zeer klein zijn.
Dubbele invoer
Onder het systeem met dubbele invoer heeft elke afzonderlijke debetboeking een overeenkomstige creditboeking en heeft elke afzonderlijke creditering een overeenkomstige debetboeking; dat wil zeggen, elke invoer heeft een tegengestelde invoer. Omdat het twee tegenpolen heeft voor een enkele transactie, kan de rekenkundige nauwkeurigheid eenvoudig worden gecontroleerd door een proefbalans op te stellen. Volgens de boekhoudnormen worden alle bedrijven (publiek of privaat, al dan niet beursgenoteerd) en partnerschappen geadviseerd om een dubbele boekhouding te volgen. Het is verplicht voor een organisatie om definitieve rekeningen op te stellen en te verzenden naar belastingafdelingen met behulp van een systeem met dubbele invoer voor het berekenen van belasting.
Wat is het verschil tussen dubbele invoer en enkele invoer?
• Er zal slechts één invoer zijn in het systeem met enkele invoer, terwijl er twee invoer nodig zijn in het systeem met dubbele invoer voor een bepaalde transactie.
• Enkele invoer is een onvolledige registratie, terwijl dubbele invoer een volledige registratie van de boekhouding is.
• Dubbel boekhoudsysteem is complexer en tijdrovender dan enkelvoudig boekhoudsysteem.
• Contante en banktransacties worden geregistreerd in dezelfde kolom onder een enkelvoudig invoersysteem, terwijl beide afzonderlijk worden geregistreerd in de tegenpartij.
• Manieren om fouten te identificeren zijn veel minder in een systeem met één invoer, maar in een systeem met dubbele invoer kunnen sommige fouten worden geïdentificeerd door één invoer te vergelijken met de overeenkomstige tegenovergestelde invoer.
• Een proefbalans kan worden voorbereid voor rekenkundige nauwkeurigheid in een systeem met dubbele invoer, maar het is niet mogelijk in een systeem met één invoer.
• Alle debet- en creditboekingen worden in dezelfde kolom geregistreerd.
• Definitieve rekeningen kunnen heel gemakkelijk worden opgesteld met een systeem met dubbele invoer, maar dat is niet mogelijk met een systeem met één invoer.
• Er is een verplichte vereiste om een systeem met dubbele invoer te gebruiken, maar niet om een boekhoudsysteem met één invoer te gebruiken.
