Functiebeschrijving versus taakspecificatie
Functiebeschrijving, functiespecificatie en functieanalyse zijn enkele van de zinnen die veel managementstudenten in verwarring brengen. Deze zinnen zijn erg belangrijk op het gebied van human resource management. Het is de taak van een personeelsmanager of HR-manager om ervoor te zorgen dat de juiste persoon de juiste baan krijgt om de doelen van een organisatie te bevorderen. Door functieanalyse krijgt hij de tools van functiebeschrijving en functiespecificatie om zijn taken te vervullen. Er is een subtiel maar zeer kritisch verschil tussen deze twee tools die erg op elkaar lijken, waardoor velen de fout maken om ze door elkaar te gebruiken. Laten we eens nader kijken.
Wat is een functieomschrijving?
Functieomschrijving is een volledige beschrijving van de verantwoordelijkheden en taken die een baan met zich meebrengt. Het maken van een functiebeschrijving is essentieel voor een HR-manager voordat de organisatie vacatures adverteert. Dit om ervoor te zorgen dat de juiste kandidaten na het lezen van de functiebeschrijving op de functie solliciteren. Kandidaten weten van tevoren wat hun rollen en verantwoordelijkheden zouden zijn als ze eenmaal voor de baan zijn geselecteerd, evenals de taken die ze zouden moeten uitvoeren. Een functiebeschrijving bevat de aanduiding, de werkomstandigheden, de aard van het werk, de relatie met andere werknemers en leidinggevenden, vereiste kwalificaties en taken en verantwoordelijkheden die naar verwachting door de kandidaat worden uitgevoerd.
De functiebeschrijving helpt dus niet alleen bij het werven van de juiste werknemers, maar het helpt supervisors ook om taken en plichten aan de werknemers toe te wijzen. Het maakt een betere prestatiebeoordeling mogelijk en helpt bij een betere personeelsplanning. Een goede functieomschrijving is op zich al voldoende om de beloning van de kandidaat te bepalen.
Wat is een functiespecificatie?
Functiespecificatie is een hulpmiddel waarmee het management sollicitanten kan informeren over de vaardigheden, het ervaringsniveau en de opleiding die ze moeten hebben om gemakkelijk in een baan in een organisatie te kunnen passen. In feite stelt een functiespecificatie het management in staat om in gedachten te houden naar wat voor soort kandidaat ze op zoek zijn. Wanneer er een vacature is in een organisatie, is het deze functiespecificatie die het management helpt om voor werving te gaan, omdat ze weten welk type kandidaten ze in de organisatie willen hebben. Een functiespecificatie heeft alles te maken met de vaardigheden en capaciteiten die een kandidaat nodig heeft, samen met een korte beschrijving van de functie-eisen.
Wat is het verschil tussen taakomschrijving en taakspecificatie?
• Terwijl een functiebeschrijving alles over de baan gaat en wat het inhoudt, gaat een functiespecificatie helemaal over de eigenschappen die het management zoekt in de juiste kandidaat.
• Functiebeschrijving vertelt je wat je moet doen als je wordt geselecteerd, terwijl taakspecificatie je vertelt wat je moet hebben om te worden geselecteerd voor een baan.
• Functiebeschrijving vertelt alles over de taken en verantwoordelijkheden die naar verwachting zullen worden uitgevoerd, terwijl functiespecificatie het niveau van ervaring en vaardigheden vertelt dat een kandidaat moet hebben om voor de baan te worden geselecteerd.
• Het is beter om functiespecificatie te noemen als werknemersspecificatie, aangezien dit is wat de organisatie zoekt in de medewerkers die voor de functie zijn geselecteerd.
